Kiedy sezonowe zatrudnienie może wymagać wdrożenia procedury ochrony sygnalistów?

Nowe przepisy, które wejdą w życie 25 września 2024 r., nakładają obowiązek ustanowienia procedur zgłoszeń wewnętrznych na podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku.

Pamiętajmy, że ustawa mówi o osobach wykonujących pracę zarobkową, więc wymóg ten dotyczy zarówno pracowników etatowych, współpracowników B2B wykonujących usługę na rzecz firmy (pod warunkiem, że nie korzystają z podwykonawców), osób fizycznych realizujących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych, jak i sezonowych zatrudnianych pracowników lub zleceniobiorców.

Dlaczego to ważne?

Załóżmy, że firma Przykładowa Sp. z o.o. zatrudnia na stałe 49 pracowników, a w sezonie letnim dodatkowo angażuje kilka osób na umowy zlecenia, podnosząc tym samym liczbę zatrudnionych do 55. Czy firma ta jest zobligowana do wdrożenia procedury ochrony sygnalistów?

1. Kiedy firma nie będzie musiała wdrażać procedury?

Jeśli Firma Przykładowa Sp. z o.o. zatrudnia 49 pracowników na stałe, a tylko okazjonalnie, w wybranych miesiącach sezonowych, zatrudnia dodatkowych pracowników, może nie być zobowiązana do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Kluczowym momentem oceny obowiązku wdrożenia procedur jest liczba zatrudnionych na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Jeśli w tych datach liczba pracowników nie przekracza 50, firma nie musi ustanawiać formalnych procedur zgłoszeń​. Obliczenie liczby osób wykonujących pracę zarobkową polega na sumowaniu etatów np. gdy dwie osoby zatrudnione są na1/2 etatu, daje to w sumie jeden etat.

• Kiedy firma będzie zobowiązana do wdrożenia procedury?

Jeśli jednak Firma Przykładowa Sp. z o.o.  w jednym z tych kluczowych momentów (1 stycznia lub 1 lipca) zatrudnia sezonowo więcej niż 50 osób, nawet jeśli tylko tymczasowo, będzie zobligowana do wdrożenia procedury ochrony sygnalistów. Przykładowo:

• Firma zatrudnia 49 pracowników na stałe, ale od maja do sierpnia sezonowo zwiększa liczbę pracowników do 55 – w takim przypadku musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych.
• Jeżeli firma w ciągu roku zatrudniała na dzień 1 stycznia zatrudnienie wynosi nadal 49 osób, firma nie jest zobowiązana do wdrożenia procedur, mimo że w innych miesiącach przekroczy 50 zatrudnionych​ [z zastrzeżeniem punktu wyżej].

Kilka ważnych wskazówek dla przedsiębiorców:

🔹 Monitoruj dokładnie liczbę zatrudnionych pracowników/zleceniobiorców/stałych współpracowników na kluczowe daty w roku, aby ocenić, czy obowiązek wdrożenia procedury powstał.

🔹 Oceń czy mimo wszystko w firmie nie warto wdrożyć takiej procedury szczególnie w sytuacji, gdy liczba pracowników choćby sezonowo przekracza 50 osób.

🔹 Kluczowym elementem wdrożenia procedur jest nie tylko przyjmowanie zgłoszeń, ale także ich sprawna obsługa i podejmowanie działań następczych.

🔹 Zadbaj o przygotowanie swojej firmy na nowe przepisy i zminimalizuj ryzyko kar.