Wdrażanie systemu sygnalistów: Jak uniknąć najczęstszych pułapek?

Wdrażanie systemu sygnalistów: Jak uniknąć najczęstszych pułapek?

Od 25 września 2024 roku przedsiębiorcy w Polsce będą zobowiązani do wdrożenia procedur dotyczących zgłaszania naruszeń przez sygnalistów. Nowe przepisy stawiają przed firmami szereg wyzwań, a ich niewłaściwe wdrożenie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. W tym artykule omówimy najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców i podpowiemy, jak ich uniknąć.

1. Brak jasnej polityki komunikacyjnej

Jednym z najczęstszych problemów jest brak wyraźnie określonych zasad komunikacji w firmie. Pracownicy muszą wiedzieć, jak i komu zgłaszać naruszenia, a także mieć pewność, że ich zgłoszenie będzie traktowane poważnie i z pełną dyskrecją. Ważne jest, aby przedsiębiorca opracował szczegółową procedurę wewnętrzną, która będzie jasno określać, jakie kroki powinny być podjęte po otrzymaniu zgłoszenia naruszenia prawa.

2. Niedostateczne szkolenie pracowników

Nawet najlepsze procedury są bezużyteczne, jeśli pracownicy nie wiedzą, jak z nich korzystać. Regularne szkolenia to klucz do sukcesu. Przedsiębiorcy powinni zapewnić, że każdy pracownik rozumie swoje prawa i obowiązki w ramach nowego systemu oraz wie, które naruszenia mogą podlegać zgłoszeniu, a które nie z uwagi na ich charakter. Warto wspomnieć, że w niektórych firmach zgłaszanie nieprawidłowości, szczególnie operacyjnych jest częścią zwykłej codziennej i otwartej komunikacji w zespole.

3. Niewłaściwe zabezpieczenie danych sygnalistów

Ochrona tożsamości sygnalistów to fundament nowych przepisów. Przedsiębiorcy muszą zadbać o to, aby dane zgłaszających były przechowywane w sposób bezpieczny, nie tylko zgodny z RODO ale ze szczególnymi wymogami ustawy o sygnalistach, i dostępne tylko dla osób upoważnionych. Zaniedbanie tego obowiązku może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i utraty zaufania pracowników.

4. Brak planu reakcji na zgłoszenia

Kolejnym częstym błędem jest brak przygotowanego planu reakcji na zgłoszenia. Przedsiębiorcy powinni z góry wiedzieć, jakie działania podejmą po otrzymaniu informacji o naruszeniu. Powinni również mieć gotowy plan na wypadek, gdyby zgłoszenie okazało się fałszywe lub nieuzasadnione.

5. Nieprzestrzeganie terminów

Zgodnie z przepisami, przedsiębiorcy mają obowiązek odpowiedzieć na zgłoszenie sygnalisty w określonym czasie. Przekroczenie tych terminów może skutkować karami finansowymi. Dlatego ważne jest, aby firma miała wewnętrzne mechanizmy monitorowania terminów i szybkiego reagowania.

Zastosowanie powyższych wskazówek pomoże uniknąć najczęstszych pułapek związanych z wdrażaniem systemu sygnalistów. Jeśli jednak czujesz, że potrzebujesz wsparcia, nasza Kancelaria jest gotowa pomóc w każdym etapie procesu – od opracowania polityki, przez szkolenie pracowników, aż po zabezpieczenie danych sygnalistów.

Nie ryzykuj! Skontaktuj się z nami już dziś, a my pomożemy dostosować Twoją firmę do nowych wymagań, dbając o specyfikę i budżet Twojej organizacji.