Regulamin zgłoszeń wewnętrznych – nowy obowiązek pracodawców w ramach ochrony sygnalistów
W dniu 18 października 2021r. do Rządowego Centrum Legislacji wpłynął długo wyczekiwany projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Celem uchwalenia ustawy, jest implementacja do polskiego porządku prawnego przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Przedmiotem regulacji projektowanej ustawy są m.in. zagadnienia dotyczące warunków objęcia ochroną pracowników i innych osób zgłaszających naruszenia oraz środków ochrony tych osób. Jednym z kluczowych założeń projektu ustawy, jest nałożony na pracodawców obowiązek stworzenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, który określać ma wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa.
Podstawowe założenia
Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa zakłada, że obowiązkiem pracodawcy jest ustalenie regulaminu zgłoszeń wewnętrznych. Akt ten ma określać wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, która musi być zgodna z wymogami określonymi w ustawie. Co istotne, w projekcie przewidziano również, że pracodawcy, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników, mają możliwość wprowadzenia regulaminu, a zatem w odniesieniu do tej grupy, uchwalenie regulaminu nie jest obligatoryjne.
Tryb wprowadzania regulaminu
Projektowana regulacja prawna dotycząca ochrony sygnalistów, określa również podstawowe zasady dotyczące trybu wprowadzania regulaminu zgłoszeń wewnętrznych, zbliżone do obowiązujących procedur ustalania regulaminu pracy określonych w kodeksie pracy. Przede wszystkim, pracodawca ustalając regulamin, musi skonsultować jego treść z zakładową organizacją związkową. Jeżeli u danego pracodawcy nie działa organizacja związkowa, założenia regulaminu pracodawca konsultuje z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w przyjętym u pracodawcy trybie. Obowiązek konsultacji realizuje założenia dyrektywy unijnej, zgodnie z którymi ustalenie kanałów i procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń, nastąpić powinno po konsultacji i w porozumieniu z partnerami społecznymi.
Wzorując się na przepisach dotyczących wprowadzania regulaminu pracy, w projekcie ustawy przewidziano, że regulamin zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca będzie miał obowiązek zapoznać pracownika z treścią regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy.
Postanowienia obligatoryjne
Artykuł 29 projektowanej ustawy określa zakres przedmiotowy regulaminu poprzez wskazanie jakie postanowienia muszą zostać wprowadzone do treści regulaminu, a jakie zapisy pracodawca może wprowadzić fakultatywnie. W treści regulaminu przede wszystkim powinny znaleźć się zapisy dotyczące podmiotu wewnętrznego upoważnionego przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń, oraz sposobów przekazywania zgłoszeń. Regulamin musi zawierać informację o tym, czy wewnętrzna procedura obejmuje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych. Zapisy regulaminu muszą również wskazywać niezależny organizacyjnie podmiot, upoważniony do podejmowania działań następczych. Pracodawca nie może zapomnieć o zamieszczeniu w regulaminie zapisów dotyczących obowiązku potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Regulamin musi też określać obowiązek podjęcia działań następczych, rodzaj podejmowanych działań, środki podejmowane w przypadku stwierdzenia naruszeń, a także termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej. Termin ten nie może przekraczać trzech miesięcy odpowiednio od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia. Regulamin musi też określać zrozumiałe i jednoznaczne informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej
Dodatkowe zapisy
Oprócz regulacji dotyczącej zapisów, które muszą obligatoryjnie znaleźć się w treści regulaminu, projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa wskazuje na zapisy, które mogą dodatkowo zostać wprowadzone do regulaminu przez pracodawcę. Postanowienia takie mogą dotyczyć np. wskazania innych osób od których przyjmowane będą zgłoszenia (np. byli pracownicy lub stażyści) oraz wyszczególnienia innych naruszeń, niż te przewidziane przez ustawodawcę. Pracodawca może też określić w regulaminie czynniki ryzyka, odpowiadające profilowi działalności pracodawcy, które sprzyjają możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa. Wśród postanowień dodatkowych, projekt przewiduje również zapisy dotyczące wyszczególnienia rodzajów naruszeń prawa, odnośnie do których pracodawca zachęca, by zgłoszenie zostało skierowane w pierwszej kolejności do pracodawcy z wykorzystaniem procedury przewidzianej w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych. Pracodawca może też wprowadzić do regulaminu informację, że zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych.
Terminy i sankcje
Projekt ustawy przewiduje, że realizacja obowiązku ustalenia regulaminu zgłoszeń wewnętrznych przez podmioty w sektorze prywatnym zatrudniające co najmniej 50 i mniej niż 250 pracowników, następuje do dnia 17 grudnia 2023r. Co istotne, w ramach przepisów karnych wprowadzonych do projektu ustawy przewidziano, że podmiot, który wbrew przepisom ustawy nie ustanowił wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych albo ustanowiona przez ten podmiot procedura narusza art. 29 ust. 1, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3
Ostateczny kształt przepisów
Opisane wyżej uregulowania stanowią jedynie zaprojektowane propozycje, a ostateczna treść przepisów dotyczących ochrony sygnalistów będzie znana dopiero po uchwaleniu ustawy. Zgodnie z założeniami dyrektywy, wejście w życie ustawy implementującej unijne prawo w tym zakresie, powinno nastąpić w terminie do 17 grudnia 2021r.
