Choć rozwój praw sygnalistów jest coraz bardziej widoczny w dalszym ciągu przykłady dużych i medialnych spraw pokazują, że sprawy te potrafią być rozstrzygane przez wiele lat.
W lutym 2023 roku Luksemburski Sąd Kasacyjny unieważnił wcześniejszy wyrok skazujący Raphaëla Haleta, jednego z sygnalistów LuxLeaks, którzy ujawnili zakres przywilejów podatkowych udzielanych przez rząd zagranicznym korporacjom.
We Francji sprawa leku odchudzającego ciągnie się już od ponad dekady. Firma farmaceutyczna Servier w ostatnim czasie złożyła apelację przeciwko wyrokom skazującym, które otrzymała w 2021 roku za ukrywanie ryzyka związanego z tabletkami odchudzającymi.
Choć sama Dyrektywa funkcjonuje już w obiegu prawnym, o tyle nie wywołuje ona analogicznych skutków jak Rozporządzenie. W skutek tego cały czas kilkanaście państw członkowskich wdraża lub wprowadza nowe przepisy prawne, transponując Dyrektywę dotyczącą sygnalizowania naruszeń prawa Unii Europejskiej. Jest wśród nich również Polska. Kluczowym elementem dyrektywy jest obowiązek posiadania wewnętrznego systemu zgłaszania naruszeń dla organizacji zatrudniających co najmniej 50 pracowników.
Istniejące badania wskazują, że 95% osób decydujących się na ujawnienie nieprawidłowości w firmach zgłasza naruszenia wewnątrz organizacji, zanim rozważą skierowanie sprawy na zewnątrz. To dobra informacja, przeszkodą jest jednak fakt, iż nie wszystkie firmy potrafią docenić trudności związane z efektywnym zarządzaniem sygnalizowania naruszeń wewnętrznych.
Głównym problemem nie jest zwiększenie liczby pracowników korzystających z wewnętrznych kanałów zgłaszania naruszeń, lecz raczej umiejętność skutecznego rozpatrywania takich spraw. Przykładów można prawdopodobnie wyobrazić sobie całkiem sporo i to nie tylko poza granicami kraju, w których to konsekwencją zgłoszenia nieprawidłowości, która mogłaby zaszkodzić firmie np. wizerunkowo lub finansowo, nie jest efektywne wyeliminowanie problemu ale często działania wobec takiego właśnie sygnalisty np. zwolnienie z pracy. Co warto zaznaczyć tego typu sytuacje dotyczą małych firm ale także olbrzymich korporacji.
Dlaczego w takim razie proces obsługi zgłoszeń sygnalistów jest trudny do zarządzania?
Otóż z jednej strony mamy sygnalistów, którzy zazwyczaj nie dostarczają wszystkich istotnych informacji i mogą mieć niewłaściwe [wyolbrzymione] oczekiwania co do procesu zgłaszania i rozpatrywania naruszeń.
Z drugiej strony znajduje się najwyższe kierownictwo firmy czy właściciele, którzy odpowiedzialni są za realizację interesów własnych bądź firmy.
Pomiędzy tymi poziomami wymienić należy jeszcze pracowników wyznaczanych do obsługi procesów zgłaszania naruszeń, którzy często mierzą się z sytuacjami wyważania interesów sygnalisty i właścicieli [organizacji].
Powyższe daje obraz sytuacji, w której o ile łatwo jest podjąć decyzję o tym aby takie naruszenia zbierać o tyle rodzi to często słuszne obawy, że proces ich rozstrzygania może być dla osób się tym zajmujących problematyczny.
Dlatego sygnalizowanie naruszeń stanowi ważny sposób dla firm i instytucji publicznych na radzenie sobie z destrukcyjnymi skutkami oszustw i nadużyć.
Oto osiem wskazówek, które pomogą we właściwym zarządzaniu naruszeniami w firmie.
- Utwórz dedykowany zespół, włączając przedstawicieli z różnych działów.
- Bądź reaktywny i komunikuj się z sygnalistami.
- Zdecyduj, czy zarządzanie przypadkami sygnalistów ma być wewnętrzne czy zewnętrzne.
- Utwórz mechanizm sygnalizacji naruszeń z zagwarantowaną anonimowością.
- Stwórz politykę wewnętrzną dla sygnalistów zgodną z misją i wizją firmy.
- Zapewnij ochronę sygnalistom, odwołując się do praw i przepisów.
- Edukuj pracowników i zwiększ ich świadomość na temat procedur whistleblowingowych oraz tego czemu i kiedy mają służyć.
- Zachowaj poufność podczas prowadzonego dochodzenia, zapewniając bezpieczny system łączący różne obszary.
Jeżeli poszukujesz rozwiązań dotyczących zarządzania procesami sygnalistów w firmie, gwarantujących pełną anonimowość, dopasowanych do potrzeb i wielkości firmy, skontaktuj się z nami po więcej informacji.
